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文章代表作者个人观点，少数派仅对标题和排版略作修改。
Hi，我是 Linmi，今天带来一篇关于 Notion Database 的实用教程，教你如何围绕管理软件订阅服务的需求，打造一个属于个人的管理库。
本文内容概览
- 从零开始组织一个属于自己的软件订阅管理库，包含激活码管理、素材教程管理、续费提醒；
- 快速整理个人电脑配置清单；
- Notion Database 基础使用；
- Notion Database 模板使用；
- Notion 公式小实践。
以上内容并不复杂，请放心阅读，最终效果如下：
前言
作为一名 Mac 用户，常常需要使用一些付费软件，比如 Alfred、Sketch、Sublime 等效率工具。新买的 MacBook 如果没有开启 Time Machine，重装系统时可能会造成软件清单的混乱，真是让人头疼。
虽然现在有 Setapp 等订阅服务，但对于国内用户来说，9.9 美元的价格往往让人却步，一年 600 元的费用也让人心痛。像我这种经常购买打折软件的人，300 元能买到不少软件。考虑到大部分软件的迭代周期，订阅制对我来说还有点遥远，尤其是我有两台 MacBook。
那么，购买了这么多软件，激活码该如何管理呢？
- 用邮件？将激活码统一发送到一个邮箱，并对已购买的软件进行星标；
- 用笔记？将软件名和激活码逐个添加到备忘录；
- 用表格？新建软件名、激活码、购买价格、下载链接等属性，逐个填写；
- 用密码管理软件？例如 1Password 进行管理。
上述方法都能很好地管理我们的订阅，但也存在一些特殊情况：
- 有的软件只有老版本使用起来比较顺手，我还想保存老版本；
- 有的软件有使用指南，放在一个笔记中显得过于混乱，放在 Excel 中操作也不方便；
- 有的软件是订阅制，需要提醒我定期续费，比如 Sketch、1Password。
那么，有没有其他方式能满足这些需求并有效管理我们的软件订阅呢？答案就是今天的主角——Notion。
Notion 管理第一步：创建数据库
首先，真的要先创建一个数据库吗？别急，先梳理一下需求。
需求梳理
围绕软件系列的内容，如何存放在一个地方？主要有以下几点：
- 基础需求：购买时间、价格、原价等；
- 存放激活码、配置凭证文件，如各类软件激活码和购买凭证；
- 存放软件教程和素材，如 Sketch 教程与素材包；
- 方便快速找到官网和激活链接；
- 根据软件属性进行分类；
- 提醒续费，比如购买包年服务，提醒我明年续费；
- 存放老版软件，方便降级。
带着上述需求，我们来试着在 Notion 中实现。
创建数据库
按照惯例，动图演示少不了。但考虑到之前的 GIF 加载慢，影响观看体验，这次我会重点放在必要的操作流程上，并对一些可串联的流程进行整合。
那么，就开始我们的 Notion 之旅吧！
- 点击 Notion 左下角「+ New Page」创建一个新页面；
- 选择默认模板「Table」，点击后即可创建一个表格展示；
- 为新建的页面命名并填充 emoji，以保持良好的观感；
- 根据需求梳理的属性，逐个创建。
操作 1，2，3：
注意：创建数据库后无法使用「cmd + z」撤回，只能通过删除解决。
操作 4：
梳理必要的属性如下：
- 软件名：使用 Name 属性类型；
- 软件标签：对原有「Tag」属性栏进行重命名；
- 购买时间与续费时间：选择「Date」属性类型；
- 购买价格：选择「Number」属性类型；
- 官网或下载链接：选择「URL」属性类型。
当然，还可以创建一个「File」属性类型，存放文件、图片、凭证等，由于接下来会讨论文件的存放，这个环节就略过。
组织软件与服务
这次操作示范以 One Switch 为例：
填入软件或服务信息
依次填入常用软件的购买时间、价格、官网链接，并上传需要的软件。
上传软件包与修改时间格式
直接将桌面的软件包拖拽到文件栏即可上传。此外，由于时间展示格式可能不符合国人习惯，我会对时间展示样式进行修改，点击时间栏，再点击「Date Format & Timezone」。
修改图标，保持美观
为了保持整体美观，可以为每个软件添加一个 Logo。复制 Logo 链接，点击进入创建好的页面，再点击软件名上的「Add Icon」，选择「Link」，粘贴 Logo 的链接即可。
管理订阅制软件或服务
订阅制软件有时间限制，按天、月、季度或年进行订阅，这时需要提醒我续费，避免遗忘导致服务中断。为此，我们需要增加一个到期时间属性。
Notion 的 Date 属性中提供了「Start Date」和「End Date」两个时间属性进行选择。虽然可以很好地设置到期时间，但无法设置提醒（这里建议 Notion 官方改进）。如果设置提醒，直接标红意味着已经到期，这个方式行不通。
因此，我们增加一个到期时间属性，填写到期时间与提醒。点击到期时间栏，再点击「Remind」，选择合适的提醒时间（建议搭配 Notion App 使用）。
如果没有提醒需求，只需设置到期时间，直接点击时间属性，找到「End Date」选项开启即可。
由于订阅价格可能会变动，建议多建一个页面或将旧价格填入页面内，使用第一种方式更美观且方便。
小技巧
这里加个小技巧，录制「End Date」是在设置提醒方式后进行的。为了保持画面整洁，我对设置提醒的时间属性进行了隐藏，具体召唤出来可以右键，再点击「Hide」。想要召回，点击右上角「Properties」，再点击需要召回的属性开关按钮即可。
Notion 管理第二步：建立模板
经过第一步的梳理，我们需要保存的内容有：
- 激活码、购买的邮箱；
- 购买凭证、发票；
- 旧软件包；
- 软件教程。
以 Sketch 为例：
- 保存激活码与注册邮箱；
- 快速找到反激活的链接入口；
- 存放 Sketch 部分软件包；
- 存放 Sketch 教程与一些素材包。
根据上述内容可以快速制作出一个模板，点击 Sketch 进入页面，制作好模板。
接着填充内容。
使用模板
使用我们建好的模板有两种方式：
- 点击数据库右上角 New 旁边的「v」，再点击模板即可开始创建，适合新建软件；
- 直接点进页面，点击页面中的模板名即可，适合已经创建好的页面。
不同种类的软件应用模板不同，按照各自需求进行创建即可。
进阶玩法
想要查看今年平摊到每个月在软件上花了多少钱，怎么进行计算展示？这需要借助 Notion 公式功能，Notion 公式提供类似 Excel 的计算功能，但操作相对复杂，且功能不是很完备，但足够使用。
- 新建属性，选择公式属性；
- 计算总金额除以 12，即「价格/12」，得出每个软件的金额；
- 点击表格下方的「Calculate」，选择「SUM」计算每个月总和。
如果想要四舍五入，截止小数点两位，保证观感整洁，可以使用 Slice() 方法，具体代码如下：
javascript
toNumber(slice(format(prop(“价格”) / 12), 0, 5))
如果只想查看订阅软件的月花费，操作如下：
- 点击右上角「Filter」，再点击「+ Add a Filter」；
- 左侧选择标签属性，右侧选择标签为「订阅制」，即可得到订阅软件的每月支出。
Notion 管理第三步：建立装机清单
开头提到，手残装机或购置新机时，缺乏指导可能导致灾难性事故。为常用软件打上「必装」标签即可。
为必装软件生成新视图
打上标签后，我们需要为必装软件创建一个新视图，之后配置电脑时，打开 Notion，选择「必装视图」即可。
- 点击左上角「+ Add a View」，选择表格视图，命名为「必装」；
- 在新视图下点击「Filter」，添加标签过滤。
接着给老视图命名，之后就可以通过切换视图找到自己想要的内容。
资源模板
以上内容的模板可以点击 Linmi 的软件订阅 进行复制学习使用。
最后
为什么我没提到安全性
在上面的内容里没有提到安全性，是因为 Notion 本身是邮件验证登录。如果你的账号被盗，邮箱也可能被盗。一般人极少会出现这种情况。如果想预防，可以疯狂创建多个页面进行混淆。
思考
借助本篇教程，你可以搭建出属于自己的数据库，例如：
- 管理服务器、SSL 到期，物件打折消息提醒；
- 集合自己的笔记，方便随时管理；
- 制作一个 CRM，邮寄清单。
再借助 Notion 便捷的协作分享功能，能有效提高不会编程的同学的效率。
如果你有兴趣了解更多 Notion 使用技巧，可以访问 Notion Tips。
最后，祝大家生活愉快，我是 Linmi，我们下一篇 Notion 教程见。
